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加快档案数字化,促进集团新发展——记企业档案管理培训会

时间:2013-08-16 文章来源:总裁办公室 打印 字号: 收藏

图一:档案管理培训会现场
       集团各项事业蒸蒸日上,但企业档案管理工作发展不快,不能适应企业发展新形势。目前集团档案管理存在的突出问题:一是各级管理人员缺乏档案工作意识,轻视或忽视档案管理工作;二是档案管理工作本身不规范,缺乏统一的相关规章制度和清晰的工作流程;三是管理手段落后,档案电子化工作刚刚起步,工作水平亟待提高;四是缺乏档案管理的专业人才,现有档案管理员普遍缺乏培训和再教育,不熟悉国家归档标准,不清楚那些该归档,哪些不用归档。所以档案管理必须加强,档案数字化工作势在必行。
       2013年8月12日下午3点,在集团19层2号会议室,总裁办公室邀请档案管理专家王毓会教授做培训。王教授凭借他丰富的学养和多年积累的档案管理经验,给档案员上了一堂信息量极大的档案管理课。专家高度肯定了EVO真人领导的档案管理意识,指出:档案管理绝不是可有可无,而是必须抓紧抓好的基础性工作。2013年2月1日国家档案局颁布的10号令,为企业文件材料的归档范围指出了明确方向。档案数字化对于企业的发展具有十分重要的意义。因为档案室本身不会形成文件,档案本身就有孤本性、唯一性,档案数字化使得档案具有可复制性、可追溯性。每一张档案同时还是历史文献,具有宝贵的价值。因此档案数字化在有效维护档案原件的同时还可使副本异地保存。
       档案管理工作要坚持完整、准确、系统、安全的八字原则。到底什么样的文件应该保存,什么样的文件可以不保存,专家指出;要坚持可能被查原则,即档案在将来只要有可能被查到,就应该保存。有用的档案归档,没用的档案坚决不归档,这是档案保存的价值原则,例如一般的事务性文件,价值不大的文件如节假日通知可以不用归档。但是和本企业直接相关的,如企业自己的主体文件(看行文单位),一定要归档保存。
       北京目前只有中国人民大学设有档案管理专业,且每年毕业人数不足20人,人才非常奇缺。专家建议:EVO真人可以结合房地产企业的特点,进一步做好档案管理的培训工作,同时借助“外脑”帮助提高档案管理工作水平。我们的档案管理不能因为人员流动而出现管理混乱,因此档案数字化将使档案管理逐步走上标准化、制度化、流程化的轨道。
       集团规划设计部档案员郑爽说:“专家的培训使我提高了档案管理意识,清楚了档案归档程序,日后在工作中要加强档案管理”。三合兴盛办公室副主任张帅表示:目前三合兴盛公司正在准备迁址办公,有很多档案急需电子化。集团总裁办公室指出:目前集团档案主要分为两大类,行政类档案资料须及时整理、存档、编号,以便以后及时调阅。各子公司行政类档案须及时上报集团总裁办公室做电子化处理并做档案备存。工程类档案应由各子公司安排专人负责收集、整理、编号、存档;及时上报集团规划设计部,定期作电子化处理并归档。
       最后,总工程师王艳新代表集团感谢专家的培训,指出:集团现有档案管理制度不完善,应该率先整理国标,组织专业人员进行学习;对已经完成电子化的档案要抓紧验收;对目前已经具备存档条件的,可以由各单位组织力量进行归档整理,并先进行电子化,要详细了解一下专业档案管理软件和OA系统有无替代性,将档案管理统一纳入集团OA办公系统,力争于今年年底前完成这一工作。
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